Jak zapobiegać opóźnieniom w płatnościach w branży transportowej?
Aby firma nie straciła płynności finansowej, należy zapobiegać opóźnieniom w płatnościach. Zatory płatnicze dotyczą zwykle średnich i małych firm, co nie sprzyja ich funkcjonowaniu. Opóźnienia w płatnościach mogą wynikać na przykład z braku odpowiedniego systemu rozliczeń. Aby firma funkcjonowała sprawnie, dobrze jest wiedzieć, w jaki sposób tym opóźnieniom zapobiegać i jaki system rozliczeniowy wybrać.
Spis Treści
Weryfikacja kontrahentów
Weryfikowanie kontrahentów może pomóc w ocenie klienta pod względem wiarygodności i stabilności finansowej. Przed nawiązaniem współpracy warto dowiedzieć się więcej o firmie i zweryfikować jej dane w ogólnodostępnych rejestrach. Ważne jest, by sprawdzić dokładne dane kontrahenta. W razie braku zapłaty możemy się nimi posłużyć. Warto też, aby umowa była dobrze skonstruowana, a najlepiej — sporządzona przez specjalistę. Aby jeszcze bardziej ułatwić zapobieganie opóźnieniom w płatnościach, możesz regularnie przeglądać historię płatności klientów. Jeśli często zdarzają się opóźnienia i zidentyfikujemy ten problem, wtedy możemy dążyć do jego rozwiązania.
Faktury na czas
Dopilnuj, aby faktury zawierały poprawne dane, a przede wszystkim były wystawiane na czas. Jeśli faktura zostanie wystawiona zbyt późno, klient może nie zdążyć wykonać płatności. Dlatego zadbaj o to, aby wysyłać faktury kilka dni przed upływem czasu zapłaty. Takie działanie zapobiegnie opóźnieniu w płatności.
Monitorowanie płatności
Co zrobić, jeśli nastąpi opóźnienie płatności? Najlepiej jest szybko reagować, czyli skontaktować się z klientem niezwłocznie i przypomnieć o upływającym terminie zapłaty. Jeśli wystąpi taka konieczność, skorzystaj z usług windykacyjnych lub skontaktuj się z prawnikiem. Jest jeszcze łatwiejsza opcja — w przypadku gdy monitorowanie płatności należy do zadań specjalnego programu. Jeżeli chcesz mieć sytuację finansową pod kontrolą, warto wziąć pod uwagę taki rodzaj rozwiązania.
Automatyzacja
Nowoczesne oprogramowania potrafią wysyłać automatyczne przypomnienia o terminie zapłaty do kontrahentów i dzięki temu ograniczają wszelkie opóźnienia. Dobrze byłoby, gdyby Twój program dla firmy transportowej zawierał taką opcję. Programy tego typu zazwyczaj mają funkcje takie jak fakturowanie, czy raportowanie, a także wszelkiego rodzaju analizy, które również można wykorzystać do zapobiegania opóźnieniom płatności.